How to file a grievance
We strive to make every experience you have with Encompass a positive one. If we missed the mark, we'd love to learn more so we can continue to improve our services. Encompass is committed to providing a transparent, prompt, and responsive way for you to express your feedback. Please reference the instructions below for information about how to submit a formal complaint to Encompass.
If you have a problem with Encompass services, a provider of services, or any other dissatisfaction, here are your options for submitting a grievance:
1) You may complete this Grievance Resolution Request form and email it to [email protected], or mail/drop-off the form at: 380 Encinal Street, Suite 200, Santa Cruz, CA 95060.
2) You may verbally notify program staff or the Encompass Quality Improvement Team about your grievance.
3) If you have a grievance regarding Mental Health Services (MH), you may also contact the Ombudsman/Advocate’s office for assistance at (831) 429-1913.
4) If you have a grievance regarding Substance Use Disorder Services (SUD), you may also contact the State Department of Social Services for assistance at (800) 952-5253.
5) If you are receiving psychotherapy services by a Board of Behavioral Sciences (BBS) licensed or registered provider, you can send a complaint regarding provided services by an AMFT / LMFT, ASW / LCSW, APCC / LPCC or licensed educational psychologist to the BBS online: www.bbs.ca.gov, or phone: (916) 574-7830. If you have a grievance regarding substance use disorder services, you may also contact the State Department of Social Services: (800) 952-5253.
Si usted tiene problema con los servicios de Encompass, un proveedor de servicios, o cualquier otra insatisfacción, usted tiene opciones:
1) Usted puede completar el folleto Petición de Resolución a Una Queja y envíalo por correo electrónico a [email protected] o entregue su queja con cualquier personal del programa o directamente con Encompass Quality Improvement Team a 380 Encinal Street, Suite 200, Santa Cruz, CA 95060.
2) Usted puede notificar verbalmente al personal del programa o al Quality Improvement Team de su queja.
3) Si usted tiene una queja sobre servicios de salud mental: Puede comunicarse a la Oficina de el Ombudsman/Advocate (831) 429-1913.
4) Si usted tiene una queja sobre servicios del trastorno del uso de sustancias: Puede comunicarse al Departamento de Servicios Sociales del Estado: (800) 952-5253.
5) Si está Ud. recibiendo servicios de psicoterapia de un proveedor registrado o licenciado con el Board of Behavioral Sciences (BBS), puede enviar una queja sobre los servicios prestados de un AMFT / LMFT, ASW / LCSW, APCC / LPCC o psicólogo educativo con licencia al BBS en línea: www.bbs.ca.gov, o por telefono: (916) 574-7830. Para quejas sobre servicios del Tratamiento del Uso de Sustancia Puede comunicarse al Departamento de Servicios Sociales del Estado: (800) 952-5253.
Would you like help with the process?
You may authorize any other person, including a Provider, to act on your behalf regarding a grievance. A signed written consent form is encouraged if a representative is acting on your behalf.
¿Desea ayuda con el proceso?
Usted puede autorizar a cualquier otra persona, incluyendo un proveedor, para actuar en su favor con respecto a una queja. Recomendamos una forma de consentimiento firmado si un representante va a actuar en su nombre.
When can I expect a response?
All grievances will be logged within one working day of receipt. You will be contacted informing you we received your grievance. A decision about the grievance will be sent to you in writing within 30 calendar days. Grievances from clients receiving Medi-Cal MH or SUD services will be processed by Santa Cruz County Behavioral Health’s Quality Improvement Team.
¿Cuando puedo esperar una respuesta?
Todas las quejas serán registradas dentro un día laborable de recibió. Usted será contactado informándole que su queja fue recibida. La decisión sobre su queja será enviada a usted entre 30 día calendarios. Quejas de clientes recibiendo servicios para salud mental o trastorno de uso de sustancias por Medi-Cal serán procesadas por el equipo de Mejoramiento de Calidad de Salud del Comportamiento del Condado de Santa Cruz.